Tersenyumlah di Telepon

Di perusahaan manapun kegunaan benda bernama ‘telepon’ pasti begitu penting. Dengan telepon, anda bisa memperoleh informasi penting dari luar secara langsung melalui lisan. Begitu juga sebaliknya, anda dapat memberikan informasi ke luar secara lisan tanpa perlu bertatap muka. Pada profesi tertentu, kegunaan telepon menjadi sangat penting dibandingkan dengan pekerjaan lainnya. Profesi yang sangat membutuhkan telepon diantaranya, telemarketing, customer service, resepsionis dan operator.


 
Bagi anda yang mengandalkan telepon dalam bekerja, anda perlu mengetahui beberapa hal mendasar di bawah ini:

* Angkatlah segera ketika telepon berdering. Membiarkan lama-lama telepon berdering mengesankan bahwa anda malas. Atau dikhawatirkan, jika telepon lama tidak diangkat, penelepon akan mengira anda tidak ada di tempat. Sehingga ia bisa langsung mematikan telepon. Akibatnya jika informasi penting tidak jadi disampaikan, anda dan perusahaan akan rugi bukan..?

* Ucapkan salam atau greeting kepada setiap penelepon dan jangan lupa sebutkan nama perusahaan. Misalnya, “PT. Sinar Kasih Good Afternoon”. Hal ini penting untuk menunjukkan identitas perusahaan. Gunakan juga ‘kalimat mutiara’ atau magic sentences’, misalnya “Can I help you…?”

* Ketahui nama atau identitas penelepon dengan segera menanyakannya. Dengarkan dengan baik informasi yang disampaikan penelepon. Siapkan pulpen dan kertas di atas meja. Catatlah informasi yang penting dengan kalimat singkat.

* Tentukan waktu yang tepat jika anda akan menghubungi penelepon kembali (bila diperlukan). Atau tawarkan kepada penelepon, untuk memilih waktu yang tepat, kapan dan di nomor berapa anda harus menghubungi kembali.

* Smile is beautiful. Ungkapan ini ternyata berlaku juga dalam berkomunikasi melalui telepon. Bila anda menghadapi orang yang marah di telepon hadapi dengan senyum. Meski ia tidak melihat anda, tetapi senyum anda akan terdengar melalui suara. Hal ini diyakini dapat mengurangi kemarahan orang lain. Tapi tersenyumlah dengan wajar, jangan dibuat-buat apalagi sampai mengesankan anda tidak profesional.

* Jangan sekalipun ‘menyemprot’ penelepon, hanya karena anda sedang ‘bad mood’. Biasanya orang yang sedang marah memang tercermin lewat suaranya. Untuk mencegahnya, jika anda sedang ‘bad mood’ cobalah menetralisir emosi dengan cara menghirup oksigen dalam-dalam selama 60 detik. Kemudian hembuskan perlahan-lahan. Selanjutnya lakukan ‘relaxing moment’ dengan cara membayangkan hal-hal atau saat-saat dimana anda merasa tenang dan santai. Kemudian cobalah berbicara sendiri sampai anda yakin bahwa suara anda sudah kembali normal.

* Ucapkan terima kasih setiap selesai pembicaraan.

Sudah tahu kan aturan dasar dalam menggunakan telepon…? Meski kelihatan sepele tapi dampaknya besar loh. Karena ini menyangkut kredibilitas perusahaan dan profesionalisme anda.