Tanggung Jawab Pekerjaan Sekretaris Profesional

Ketika mendengar kata sekretaris kebanyakan orang akan langsung membayangkan wanita cantik dengan penampilan rapi dan menarik serta membawa map untuk pimpinan. Memang tidak salah karena sekretaris punya tanggung jawab kepada pimpinan dan memang berkaitan. Namun tahukah Anda terlebih bagi mereka sekretaris profesional punya tanggung jawab pekerjaan yang lebih daripada itu?
 

 

Selain membantu pemimpin perusahaan, seorang sekretaris punya tugas-tugas lainnya. Sekretaris profesional pun tidak harus wanita tetapi juga bisa dilakoni oleh pria. Jika wanita pun tidak haruslah wanita yang benar-benar cantik. Untuk itu mari kita perhatikan lebih dulu apa saja tugas sederhana dari seorang sekretaris:

  1. Membantu pemimpin untuk meningkatkan efisiensi pemimpin dalam hal menjalankan tanggung jawabnya.
  2. Menerima tamu yakni para klien perusahaan, sebelum menemui Bosnya.
  3. Menyiapkan urusan surat-menyurat.
  4. Mengingatkan dan memeriksa jadwal pemimpin dan perjanjian-perjanjian resmi yang berkaitan dengan perusahaan.
  5. Berurusan dengan orang-orang lewat telepon atau pun jaringan Internet.
  6. Mengundang relasi-relasi untuk pertemuan bisnis yang akan dilangsungkan.
  7. Mengarsipkan surat-surat yang ada dan semacamnya.
  8. Membuat perjanjian bisnis.


Tingkatan Karir Sekretaris Profesional
Sekretaris profesional bisa dibagi menjadi beberapa macam berdasarkan kedudukannya, yakni sebagai berikut:
  1. Sekretaris Organisasi adalah sekretaris formal yang melakukan peran manajer sehingga seorang sekretaris organisasi punya pegawai dan karyawan sendiri. Oleh karena itu, mereka harus paham tujuan dan prinsip tentang manajemen organisasi dengan baik.
  2. Sekretaris Pribadi adalah sekretaris yang bekerja untuk pimpinan kantor sehingga tidak seperti sekretaris organisasi karena tidak menjalankan peran manajer.
Sementara itu berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja maka tanggung jawab pekerjaan sekretaris profesional dibagi lagi menjadi:
  1. Sekretaris Junior yakni adalah sekretaris profesional yang baru memulai karir. Mereka baru menyelesaikan pendidikan formal sekretaris yang belum punya pengalaman kerja. Oleh karena itu pula pada waktu tertentu butuh bimbingan dari sekretaris senior.
  2. Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah punya pengalaman cukup menjadi seorang sekretaris. Biasanya mereka sudah punya pengalaman mantap, bisa berdiri sendiri untuk mengatasi masalah yang muncul serta menjalani tugas tanpa harus ada pembimbing.


Sikap Sekretaris Profesional
 
Ketika Anda ingin terjun ke bidang sekretaris profesional maka Anda wajib punya beberapa sikap berikut ini:
  1. Mampu berkomunisi dengan baik untuk berhubungan dengan yang perusahaan dan pihak eksternal perusahaan. Sikap komunikatif harus dimiliki.
  2. Sekretaris harus dapat menangani semua pekerjaan dengan tepat dan baik.
  3. Tidak suka bergosip. Ini dikarenakan sekretaris akan memegang banyak rahasia pemimpin sehingga seorang sekretaris wajib bisa menjaga rahasia.
  4. Punya mental yang kuat. Menjadi seorang sekretaris tentu punya banyak tantangan dan berada di bawah tekanan pemimpin.
  5. Bertugas untuk membantu pekerjaan pemimpin di kantor agar pekerjaan pemimpin menjadi lebih mudah.
Anda yang ingin terjun ke pekerjaan sekretaris profesional maka yang wajib dilakukan adalah dengan menyiapkan persyaratan yang ada. Persyaratan itu mencakup kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki sebagaimana telah disebutkan di atas. Hal tersebut tentu tidak hanya mencakup yang pernah Anda jalani di pendidikan formal. Sebagai contoh, masalah mental yang kuat -hal ini tentu adalah dorongan dari diri sendiri. Ya, kemampuan bisa diaplikasikan berdasarkan dari motivasi diri sendiri.

 

Latihan pun diperlukan untuk menjadi seorang sekretaris profesional. Untuk itu, perlu menjejaki perjalanan karir dengan sabar dan step by step. Keinginan belajar yang baik sebaiknya terus dipupuk agar Anda memperoleh banyak pengetahuan baru dan mengembangkan diri agar bisa menjadi sekretaris profesional yang bertanggung jawab.