Rapat, Ingat Jangan Lama-Lama!

Rapat atau meeting kerap dilakukan dalam organisasi perusahaan atau organisasi bukan perusahaan. Tapi, seringkali rapat rapat yang sudah dilakukan dan menyita banyak waktu itu tidak membuahkan hasil. Hal ini tentu saja menyebabkan munculnya gerutuan dan perasaan kesal dari peserta rapat, apalagi rapat dilakukan dalam waktu yang cukup lama dan suasana yang membosankan.


Rapat adalah suatu bentuk komunikasi sekaligus sebagai alat koordinasi di antara anggota organisasi untuk menyampaikan dan membicarakan suatu informasi. Masalahnya hampir setiap anggota organisasi, terutama yang kehadirannya dalam rapat hanya sebagai pelengkap, menganggap suatu rapat adalah hal yang menyebalkan.

Rapat yang berlangsung bertele-tele, lama, dan penuh ocehan si pemimpin rapat kadang tidak menghasilkan apa yang diinginkan. Hal ini mungkin saja dapat menyebabkan konflik, salah paham bahkan frustasi, sehingga tak jarang orang enggan menghadiri suatu rapat.

Melihat kondisi tersebut, ada baiknya sebelum melaksanakan rapat, pastikan dulu bahwa rapat yang akan dilakukan benar-benar penting untuk seluruh organisasi/perusahaan, bukan kepentingan perorang atau kelompok.

Kalau memang penting, laksanakan rapat seefisien dan sefektif mungkin. Jangan sampai waktu yang berharga untuk hal-hal yang lebih penting habis hanya untuk sebuah rapat yang bertele-tele. Pastikan bahwa peserta rapat memang orang-orang yang dibutuhkan dalam rapat. Jangan sampai rapat dihadiri oleh pelengkap penderita..

Bagi anda pemimpin rapat, ciptakan suasana rapat yang rileks, jangan terlalu formil/kaku tetapi juga jangan kelewat santai. Kemukakan isi rapat secara ringkas dan padat dengan bahasa yang lugas dan jangan terlalu banyak basa-basi.. Sesekali boleh juga sampaikan ‘joke’ segar untuk mengusir rasa bosan.

Setelah anda menyampaikan informasi, mintalah pendapat pada anggota rapat dengan cara yang simpatik. Setelah menemukan kata sepakat, akhiri rapat dengan menyampaikan hasil akhir rapat. Setelah itu rapat bisa segera dibubarkan. Dengan demikian gerutuan maupun komentar negatif anggota rapat tidak akan terjadi.

Jika memang situasi dan kondisi tidak memungkinkan untuk rapat, gunakan alternatif lain untuk menyampaikan informasi. Anda bisa melakukannya dengan bantuan kecanggihan teknologi misalnya lewat telepon, internet, integrated komputer, dan televises. Atau bisa juga dengan mendatangi langsung secara personal. Dengan demikian anda bisa mengefektifkan rapat anda bukan?