Rapat Efektif Lebih Produktif

Tak dapat dipungkiri rapat memang merupakan pendekatan pertama untuk mengkoordinasikan suatu pekerjaan dan rencana-rencana kerja. Rapat juga merupakan media untuk membuat keputusan, mengevaluasi hasil kerja, pembagian kerja, sampai membicarakan berbagai macam masalah yang dihadapi dalam pekerjaan sehari-hari.
 
Tetapi seringkali terjadi, rapat yang telah dilakukan tidak berlangsung efektif. Rapat cenderung memakan waktu lama, bertele-tele dan menjemukan. Parahnya, tanpa disadari rapat menjadi suatu rutinitas yang nyaris tanpa 'bobot'. Mereka yang menghadiri rapat seolah menjadi 'penggembira' atau pelengkap saja.

Padahal dalam dunia karir, rapat atau meeting sudah menjadi kebutuhan yang tak dapat dielakkan. Nggak heran kalau banyak orang penting yang lebih banyak menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Karena itu meeting seharusnya diadakan seefektif mungkin agar lebih efektif dan produktif. Sehingga nggak banyak waktu yang terbuang percuma.

Lalu bagaimana agar meeting lebih efektif? Jika anda ingin menyelenggarakan rapat simak langkah-langkah agar meeting lebih efektif dan produktif berikut ini:

- Jadwalkan rapat seminggu sebelumnya agar peserta rapat dapat mempersiapkan diri. Jangan membiasakan diri mengundang rapat secara mendadak karena keadaan yang mendadak membuat peserta tidak siap dan akibatnya mereka hadir dalam rapat sekedar duduk, mendengarkan dan bubar.

- Jika rapat dibatalkan jangan memberitahu pada menit-menit terakhir. Paling tidak informasikan hal ini sehari sebelumnya. Maksudnya tentu saja agar mereka bisa mempersiapkan diri untuk urusan lain yang lebih penting.

- Tentukan tempat dilaksanakannya rapat beserta waktu, maksud dan tujuan rapat. Jangan lupa tentukan apa saja hasil yang ingin dicapai dari rapat tersebut.

- Undanglah hanya orang-orang yang benar-benar diperlukan kehadirannya dalam rapat. Jangan mengundang semua anggota divisi. Undanglah hanya perwakilannya dari setiap bagian. Sehingga rapat bisa berlangsung lebih efektif. Ingatkan semua undangan sehari sebelum rapat dilaksanakan.

- Hindari meeting lebih dari satu jam. Pikirkan waktu yang paling efektif, mengingat para peserta rapat punya agenda acara lain yang juga penting. Tetapi bila pembahasan terlalu berat, pikirkan waktu untuk 'break', agar peserta tidak terlalu jenuh.

- Pastikan ada pencatat khusus rapat atau notulen untuk hasil meeting tersebut. Sehingga pokok-pokok pembicaraan dalam rapat yang telah berlangsung tidak terlupakan begitu saja dan dapat dibicarakan lebih lanjut.

Bagaimana...? Apakah anda sudah mengefektifkan rapat anda...? Jika belum, segera efektifkan rapat anda dengan cara-cara di atas. Semoga rapat anda berlangsung sukses.