Mengatur Perjalanan Dinas Bos

Mengatur perjalanan dinas untuk bos tidaklah mudah. Dibutuhkan ketelitian dan kecermatan. Karena salah pengaturan bisa berakibat fatal. Misalnya terbengkalainya kegiatan yang lebih penting, keterlambatan keberangkatan, dll. Umumnya perjalanan dinas bos ini diatur oleh sekretarisnya. Untuk itu jika anda sekretaris, anda harus bisa mengatur perjalanan bos sedemikian rupa.


So, kalau anda seorang sekretaris berikut ini adalah kiat untuk mengatur perjalanan dinas bos:

* Gunakan selalu biro perjalanan langganan. Jangan berani mengambil resiko dengan memakai biro perjalanan baru yang belum pernah dipakai oleh perusahaan. Dengan memakai biro perjalanan langganan, anda akan terhindar dari kesimpangsiuran harga, jadwal, dsb. Dan jika terjadi kesalahan administrasi, penyelesaiannya bisa lebih cepat.

* Pastikan jadwal perjalanan bos tidak bentrok dengan kegiatan penting lainnya. Jangan sampai perjalanan dinas bos mengalahkan kegiatan penting yang tidak bisa di'handle' oleh orang lain. Untuk itu aturlah waktu perjalanan bos dengan seksama.

* Periksalah kelengkapan perjalanan bos. Buat daftar periksa untuk memastikan bahwa perlengkapan perjalanan bos sudah terpenuhi. Jangan sampai ada satu hal penting yang tertinggal. Untuk itu, pikirkanlah perjalanan bos secara kronologis sehingga anda tidak melupakan satu hal pun yang perlu dibawa bos.

* Hubungi hotel atau penginapan di tempat tujuan. Pastikan bahwa tempat penginapan bos sudah tersedia dengan baik. Jangan lupa katakan pada pihak hotel siapa yang akan menginap. Karena biasanya jika yang menginap orang penting, pihak hotel akan memberikan pelayanan yang istimewa. Atau bisa jadi pihak hotel akan memberi 'discount' khusus bagi bos anda.

* Jangan lupa sampaikan pada pada bos tentang jadwal acara dan kegiatan yang harus dilaksanakan bos sepulangnya dari perjalanan dinas. Kemudian saat jadwal kepulangan bos dari perjalanan, ingatkan sekali lagi lewat handphonenya. Sehingga seandainya ada halangan dalam kepulangannya, anda bisa segera memikirkan solusinya.

Ingat, kesuksesan perjalanan seorang bos juga dipengaruhi oleh pengaturan waktu yang cermat dan seksama. Maka jangan abaikan hal-hal di atas. Kalau perjalanan bos lancar, siapa tahu ia akan membawakan oleh-oleh istimewa untuk anda.