Management Concept

PENGEMBANGAN DAN APLIKASI BALANCE SCORECARD


DEFINISI
Balanced Scorecard (BSC) merupakan sistem pengukuran kinerja yang dibangun dari empat perspektif pengukuran kinerja penting yang seimbang, yaitu; keuangan, pelanggan, proses bisnis internal serta pertumbuhan dan pembelajaran. BSC juga merupakan sistem manajemen strategis karena memiliki empat fungsi dalam proses manajemen strategis yaitu;
(1) Menterjemahkan visi
(2) Mengkomunikasikan dan menghubungi strategi
(3) Perencanaan bisnis
(4) Umpan balik dan pembelajaran. (Kaplan dan Norton, 1996).



KLAIM KETIDAKBERHASILAN BSC
Saat ini muncul klaim dari berbagai pihak tentang “kegagalan” BSC, di beberapa perusahaan muncul keluhan bahwa setelah menerapkan BSC perusahaan masih harus menggunakan sistem pengukuran kinerja konvensional karena BSC ternyata “tidak mampu merepresentasikan/memenuhi kebutuhan Manajemen dan pihak ketiga terkait atas sistem penilaian evaluasi kinerja”. Berikut ini daftar klaim kegagalan penerapan BSC :

1. Laporan BSC tidak merepresentasikan apa-apa.
2. Setelah ada BSC sistem evaluasi kinerja yang lama tetap diperlukan, karena tidak dapat diwakili oleh BSC.
3. Tidak dapat memberikan warning atas suatu potensi masalah
4. Laporan harus disajikan secara manual karena tidak didukung software yang ideal, jika memakai software yang tersedia hasilnya tidak valid dan tidak sesuai kebutuhan.


Mengapa ini terjadi?, ada beberapa hal yang menyebabkan kegagalan implementasi BSC, yaitu:
1. BSC hanya di lihat sebagai sebuah konsep dari sudut pandang keilmuan tertentu saja, tidak dilihat sebagai konsep yang terintegrasi dan multi disipliner.
2. Dalam proses pengembangan, para developer tidak menjadikan sistem evaluasi kinerja yang sudah ada dan sudah diterapkan perusahaan sebagai acuan dasar mengembangkan BSC.
3. Tidak adanya riset literatur dari laporan/sistem dan prosedur terkait, serta proses brainstorming yang komprehensif dengan user terkait dalam tahap penentuan model BSC yang sesuai.
4. Kesalahan proses indentifikasi dan penetapan KPI sebagai parameter kinerja dalam setiap perspektif BSC.
5. Kesalahan membuat skala penilaian, bobot KPI dan komposisi nilai setiap perspektif.
6. Implementasi BSC tidak di dukung MIS dan software yang memadai
7. Turunan proses BSC selanjutnya yaitu penyusunan: Team Scorecard, Individual Scorecard, Human Resources Scorecard, BSC MIS Development, dan BSC Performance Goals/Target Projections ternyata tidak dilakukan.
8. Tidak dilakukannya tahap running test BSC tapi langsung implementasi, padahal dalam konsep system development, tahap running test mutlak diperlukan untuk mengevaluasi apakah diperlukan sejumlah perbaikan dan penyempurnaan atau tidak sebelum sebuah sistem diimplementasikan secara total.
9. Tidak adanya proses sosialiasi internal yang memadai.
10. Tidak adanya proses audit dan analisa laporan BSC.



KONSEP BSC YANG IDEAL
1. Sistem dan laporan BSC harus mudah dioperasikan dan disajikan.
2. Sistem dan laporan BSC harus mudah dipahami.
3. Sistem dan laporan BSC harus sesuai dengan kebutuhan.
4. Perusahaan harus sudah memiliki sistem dan prosedur yang baku dan implemented sebelum menerapkan konsep BSC.
5. Sistem BSC harus terintegrasi dengan sistem/software yang ada, proses data capture dilakukan secara otomatis oleh sistem bukan di entry secara manual oleh operator.
6. BSC harus mengadopsi dan terintegrasi dengan sistem evaluasi kinerja yang berlaku di perusahaan karena dalam kenyataannya, beberapa sistem evaluasi kinerja yang ada bersifat regulatif serta harus dilaporkan kepada manajemen dan pihak ketiga terkait termasuk instansi pemerintah/regulator.
7. Setiap KPI dalam perspektif BSC harus dapat memberikan “warning akan adanya potensi masalah”.
8. Setiap perspektif BSC dan KPI dalam setiap perspektif dapat berdiri sendiri sebagai sebuah data evaluasi kinerja jika diperlukan, misalnya; perspektif proses bisnis internal dan perspektif pelanggan untuk mengukur kualitas pelayanan perusahaan kepada customer jika diperlukan untuk bahan presentasi team marketing, atau perspektif finansial untuk kepentingan proses pengajuan commercial loans ke perbankan.
9. BSC harus berkorelasi dengan pengukuran kinerja team dan individu.
10. Harus ada target pencapaian kinerja BSC yang menunjukkan; pencapaian budget/target, kualitas kompetensi SDM, sesuai target pencapaian kinerja yang regulated, dan meningkatkan daya saing perusahaan.
11. Harus ada proses sosialisasi internal yang transparan, komprehensif, dan mudah dipahami kepada seluruh unsur SDM perusahaan.
12. Adanya proses audit dan analisa laporan BSC secara periodik.



KOMPETENSI SDM RISET
Dalam proses BSC Development, team SDM yang dierlukan adalah yang memiliki kompetensi sebagai praktisi dalam bidang:
1. Management (fokus: Operation Management dan Strategic Management)
2. HR Specialist
3. Accounting
4. MIS/IT



METODOLOGI RISET

1. The Baldrige Criteria survey
2. SWOT Analysis
3. Benchmarking
4. Brainstorming group dengan pelaksana lapangan terkait
5. Depth Interview dengan team Manajemen



TAHAPAN AUDIT DAN ANALISIS YANG DIPERLUKAN
1. Audit sistem dan prosedur
2. Analisa sistem evaluasi kinerja yang ada
3. Analisa sistem dan software yang diaplikasikan perusahaan
4. Observasi proses operasional
5. Analisa kompetensi SDM



TAHAPAN PENGEMBANGAN BSC:
1. Identifikasi sistem dan prosedur
2. Identifikasi sistem evaluasi kinerja yang berlaku
3. Penetapan KPI yang akan masuk dalam setiap perspektif BSC
4. Penetapan ekspektasi target dan bobot nilai dari setiap KPI dan perspektif BSC
5. Simulasi model dasar BSC
6. Identifkasi Team Scorecard dan Individual Scorecard
7. Identifikasi model Human Resources Scorecard
8. Pengembangan software BSC dan MIS terkait
9. Penetapan performance goals BSC (financial performance index, marketing budget index, services level index, & HR competency index)
10. Periode running test