Kiat Memberi Tugas pada Anak Buah

Sebagai seorang bos, wajar jika anda memberikan tugas dan pekerjaan pada anak buah. Tetapi sering juga terjadi, tugas yang dikerjakan anak buah, tidak sesuai dengan keinginan anda. Hingga anda mesti kerja dua kali, mengoreksi dan membetulkan pekerjaan tersebut. Tahukah anda apa sebabnya…?

Bisa jadi anda kurang jelas dalam memberi instruksi. Atau pesan yang anda sampaikan pada anak buah kurang dimengerti olehnya. Tapi jangan cemas, ada kiatnya kok agar anda nggak sia-sia memberi tugas pada anak buah. Nah coba ikuti petunjuk di bawah ini:

- Jangan beranggapan bahwa anda bisa mengerjakan semuanya sendiri. Jika anda terserang sindrom ini, berarti anda bukanlah pimpinan yang baik. Anda akan terjebak pada perasaan bangga yang berlebihan. Akibatnya hal ini akan mempengaruhi anak buah anda. Bisa jadi anak buah anda akan bekerja ‘sekenanya’ karena menganggap anda dengan mudah akan memperbaiki pekerjaannya.

- Sebelum anda memberi tugas, buatlah daftar keinginan anda. Mungkin tindakan ini terkesan ‘kerajinan’, tapi daftar ini akan membantu memperjelas keinginan anda. Sehingga anda lebih mudah mengekspresikan keinginan dengan kata-kata pada anak buah.

- Mintalah pada anak buah anda untuk mengulangi apa yang dia dengar atas perintah anda. Bukan mengulangi kata-kata yang telah anda ucapkan. Sehingga anda yakin bahwa instruksi anda cukup jelas sampai di otaknya.

- Jangan menjadi bos yang perfeksionis. Jika tugas yang dikerjakan anak buah kurang sempurna atau tidak sesuai harapan, jangan mengumpat dan mengeluh panjang lebar. Lebih baik anda mengajaknya berdiskusi dan membicarakan kekurangannya dalam mengerjakan tugas. Sehingga selain ia akan memahami kesalahannya, anda pun bisa mengetahui dimana letak kekurangannya.

- Berikan tenggang waktu atau ‘deadline’ yang jelas. Katakan bahwa hari ini, tanggal sekian, jam sekian ia harus sudah menyelesaikan tugas tersebut. Bila ia tidak bisa menyelesaikan tugas dalam tenggang waktu yang ditentukan lakukan negosiasi ulang mengenai batas waktu. Jika negosiasi waktu tidak mencapai kesepakatan, dikarenakan ia banyak pekerjaan penting, berikanlah tugas tersebut kepada anak buah yang lain.

- Buat daftar penugasan yang lengkap, berisi tugas apa saja yang anda berikan pada anak buah, siapa yang anda tugaskan dan kapan batas waktu penyelesaian tugas. Kemudian simpan dengan baik salinan catatan instruksi ini. Sehingga suatu saat anda membutuhkan anda tak perlu repot bertanya kesana kemari.

- Tanyakan perkembangannya. Jika anda memberi tugas dalam waktu satu minggu jangan menanyakannya saat mendekati 'deadline'. Tanyakan perkembangannya setelah dua atau tiga hari anda memberikan tugas. Dengan demikian, selain anda mengingatkan akan tugasnya, anda pun dapat mengontrol sejauh mana ia mengerjakan tugas tersebut.

- Berikan kebebasan pada anak buah untuk memakai metodenya sendiri. Selama hasil akhirnya sesuai dengan keinginan anda, tentu saja tidak masalah kan? Justru dengan memberikan kebebasan pada anak buah, mereka menjadi lebih kreatif dan produktif.

- Jangan ragu untuk memuji anak buah jika hasil kerjanya bagus, meskipun itu hanya sebuah tugas kecil. Walau terdengar sepele, tapi pujian yang keluar dari mulut bos bisa memotivasi dan melecut semangat anak buah untuk bekerja lebih baik lagi.