Jika Harus Keluar Kantor

Sebagai profesional yang diandalkan, tentu anda kerap menghadiri pertemuan penting di luar kantor. Kadang pertemuan yang anda hadiri terbentur kendala karena pekerjaan di kantor pun menuntut untuk segera diselesaikan. Sementara pertemuan tersebut juga sangat penting untuk kontribusi perusahaan. Kalau anda menghadapi situasi ini, pertimbangkan mana yang lebih penting. Kemudian jika memang anda harus menghadiri pertemuan di luar, lakukan hal-hal berikut:


 
* Informasikan pertemuan tersebut pada atasan atau bos anda secara detail. Maksudnya agar dia tidak kelabakan mencari anda dan bertanya kesana kemari. Dengan demikian, mungkin bos anda dapat mendelegasikan tugas yang semestinya anda kerjakan kepada rekan anda. Tawarkan juga pada bos apakah ia berminat ikut menghadiri pertemuan penting tersebut. Katakan bahwa klien yang anda temui cukup potensial untuk perkembangan bisnis perusahaan.

* Jangan lupa untuk menuliskan pesan di secarik kertas tentang acara anda hari itu. Tempelkan di papan informasi, di meja atau di komputer anda. Bisa juga tempelkan pesan tersebut di meja rekan anda. Informasi yang perlu anda tuliskan adalah siapa klien yang akan ditemui, waktu berlangsungnya acara (mulai dan berakhir jam berapa), serta tempat dan alamat pertemuan.

* Walaupun anda sudah berbekal telepon genggam, jangan lupa untuk meninggalkan nomor telepon tempat berlangsungnya acara. Hal ini untuk mengantisipasi jika ada berita penting yang harus segera disampaikan sementara telepon genggam anda terpaksa dimatikan selama pertemuan berlangsung.

* Setelah pertemuan selesai dan semua urusan dengan klien tuntas, segera kembali ke kantor. Jangan menunda-nunda ke kantor dengan mampir ke tempat-tempat yang tidak perlu. Jika di perjalanan terjebak macet atau ada hal lain yang menghambat perjalanan anda, misalnya ada demonstrasi, kecelakaan, dll, informasikan segera ke kantor melalui telepon. Sehingga rekan-rekan dan atasan anda di kantor tidak mempertanyakan lamanya anda di luar kantor.

* Sesampainya di kantor segera tunjukkan dan ceritakan hasil pertemuan anda tadi kepada bos, berikut bukti-bukti pertemuan, misalnya kartu nama klien, surat kerjasama dengan klien, dll. Jelaskan secara gamblang, manfaat dari pertemuan yang anda lakukan. Ini untuk membuktikan bahwa perusahaan tidak sia-sia telah mengijinkan anda menghadiri pertemuan tersebut.