Jangan Sepelekan Hal Kecil di Kantor

Dalam bekerja di kantor, kadang ada hal-hal kecil yang tidak anda perhatikan. Padahal hal-hal kecil tersebut cukup membantu kelancaran pekerjaan dan tugas anda. Mau tau nggak apa aja sih hal-hal kecil itu...? Kalau mau tau simak deh...
Jangan biarkan berkas-berkas pekerjaan berserakan atau menumpuk di meja anda. Selain terkesan berantakan, berkas-berkas tersebut banyak memakan tempat dan mengganggu konsentrasi anda. Biasakan untuk mengatur dan menyusun berkas kerja dalam wadah arsip atau map-map. Letakkan arsip tersebut tidak jauh dari jangkauan anda sehingga ketika anda membutuhkannya, anda tidak perlu berjalan terlalu jauh.
Untuk itu anda perlu memiliki aneka map, sebagai wadah arsip anda. Biasakan menyusun arsip berdasarkan ‘materinya’. Misalnya arsip surat, arsip catatan, arsip artikel, dsb. Tandai dengan warna yang berbeda untuk masing-masing map. Misalnya map kuning untuk arsip surat, map merah untuk arsip catatan dan map hijau untuk arsip artikel, dan seterusnya. Kemudian tuliskan nama materi arsip di ujung map. Disiplinkan diri anda untuk meletakkan arsip di map yang telah ditentukan.
Lakukan pemeriksaan arsip secara berkala, misalnya seminggu sekali. Sortir, arsip-arsip yang masih berguna dan yang tidak. Letakkan susunan arsip berdasarkan waktunya. Misalnya, di bagian atas adalah arsip dengan tanggal terbaru dan semakin ke bawah adalah arsip dengan tanggal yang lama. Kalau ingin membuang salah satu arsip, pastikan bahwa arsip tersebut benar-benar sudah tidak terpakai. Tetapi untuk ‘safety’ sediakan satu map atau kotak untuk menampung arsip-arsip yang sudah tidak terpakai.
Jangan lupa letakkan keranjang sampah di dekat meja anda. Sehingga anda cukup mudah jika ingin membuang kertas dan berkas-berkas atau material lainnya yang sudah tidak terpakai. Jangan membiasakan membuang sisa makanan ke dalam keranjang sampah di ruangan kantor. Ini akan menyebabkan bau tak sedap dan terkesan sangat ‘jorok’.
Pastikan anda memiliki benda-benda kecil yang anda butuhkan dikantor, seperti pensil, pulpen, kalkulator, label, lem, gunting, map, stapler, penjepit kertas, dan lain-lain. Letakkan benda-benda ini pada wadah mungil di atas meja anda. Pastikan benda-benda ini terorganisir dengan baik di tempatnya. Sehingga anda tidak akan kebingungan mencari, jika membutuhkannya. Kemudian jika rekan-rekan anda meminjam benda-benda tersebut, ingatkan untuk mengembalikannya ke tempat semula.
Letakkan kalender meja di atas meja anda. Kalender ini selain berfungsi mengingatkan anda pada waktu, juga berfungsi untuk menandai rencana-rencana kerja anda. Tandai dengan bulatan-bulatan setiap tanggal-tanggal dimana anda harus menyelesaikan ‘deadline kerja' atau ‘menghadiri pertemuan’ atau apa saja yang berkaitan dengan pekerjaan anda. Tuliskan di bawah tanggalan, misalnya tanggal 1 harus menghadiri seminar, tanggal 25 waktunya deadline, tanggal 28 waktunya ‘gajian’, dsb. Tuliskan dengan warna-warna spidol yang mencolok agar anda selalu teringat akan waktu-waktu yang penting.
Hal-hal di atas kelihatannya memang cukup sepele, tapi kalau anda mempraktekkannya, akan terasa juga manfaatnya bagi kelancaran tugas-tugas anda. Coba deh…