Efektifkan Perjalanan Dinas Anda

Perjalanan dinas bukanlah perjalanan biasa seperti piknik atau darma wisata. Perjalanan dinas dilakukan untuk keperluan bisnis perusahaan atau menyelesaikan berbagai urusan kantor, baik keluar kota atau keluar negeri. Biasanya para profesional dan kaum eksekutif sering melakukan perjalanan yang umumnya tidak singkat ini.


 
Ternyata dalam melakukan perjalanan dinas mereka memiliki kiat dan strategi tersendiri agar perjalanan tersebut berjalan aman dan lancar. Berikut ini adalah beberapa saran jika anda ingin melakukan perjalanan. Mau tau kan…?

* Gunakan biro perjalanan. Jangan sia-siakan waktu anda pribadi dan perusahaan untuk repot-repot mengatur perjalanan sendiri. Dengan menggunakan jasa biro perjalanan, perjalanan dinas anda akan lebih terencana dan teratur. Biasanya biro perjalanan yang baik sangat membantu anda dalam menyiapkan jadwal perjalanan, misalnya menyiapkan jadwal penerbangan sesuai kebutuhan anda. Untuk itu sebelumnya anda jelaskan apa yang anda inginkan. Pertegas waktu-waktu yang harus ditempuh. Misalnya Hari Rabu jam 10 pagi anda sudah harus sampai di tempat tujuan dan jam 10 pagi Hari Jumat anda sudah harus kembali ke kantor.

* Siapkan barang-barang yang anda perlukan. Buatlah daftar barang-barang yang perlu anda bawa mulai dari pakaian ganti sampai benda-benda kecil yang kadang lupa anda bawa. Pastikan tidak ada satu barangpun yang tertinggal. Perlengkapan tersebut antara lain obat-obatan seperti obat sakit kepala, obat maag, balsem/minyak angin, plester, antiseptik; sabun mandi, pasta gigi, sikat gigi, shampoo, sisir, pensil atau pulpen, stapler dan isinya, gunting, kartu nama, kalkulator saku, buku telepon, ponsel beserta chargernya, dan lain-lain.

* Bawalah pakaian ganti secukupnya sesuai lamanya waktu dinas anda. Perkirakan membawa dalam jumlah yang tepat. Karena kalau kelebihan hanya akan menambah beban bawaan anda sedangkan kalau ‘kurang’ akan sulit untuk mencarinya di sela-sela waktu sibuk anda. Tetapi untuk pakaian dalam, anda bisa membawanya dalam jumlah yang lebih, terutama wanita. Karena biasanya kebutuhan yang satu ini mengharuskan anda lebih sering menggantinya daripada pakaian luar. Gunakan tas yang bisa memuat semua kebutuhan anda. Pastikan tas yang anda gunakan dalam kondisi yang baik, tidak sobek atau rusak.

* Jangan lupa bawalah majalah atau buku-buku bacaan yang bermanfaat. Bacaan ini dapat membunuh waktu anda selama di perjalanan. Sehingga selain melihat-lihat pemandangan di luar, andapun dapat sedikit menambah ilmu dengan membaca. Atau saat anda harus menunggu klien dan menunggu kendaraan jemputan, anda juga dapat memanfaatkan bacaan tersebut.

* Bawalah uang saku secukupnya. Sertakan juga kartu ATM dan kartu kredit anda, untuk berjaga-jaga jika kekurangan uang. Pisahkan penyimpanan uang dengan kartu-kartu anda, maksudnya agar jika terjadi sesuatu hal, misalnya kecopetan, ‘kartu sakti’ anda dapat berfungsi.

* Biasakan untuk menelepon terlebih dulu ke hotel atau penginapan di tempat tujuan anda. Pastikan bahwa kamar untuk anda telah tersedia dengan baik. Usahakan tempat penginapan anda dekat dengan kegiatan urusan bisnis di sana, agar anda tidak menghabiskan banyak waktu untuk perjalanan.

* Tinggalkan foto kopi jadwal perjalanan anda di kantor dan di rumah. Cantumkan nama, alamat dan nomor telepon penginapan anda. Maksudnya agar anda mudah dihubungi oleh orang-orang kantor dan rumah jika ada keperluan mendadak. Nomor ponsel juga jangan sampai lupa anda tinggalkan, karena ada kalanya rekan anda lupa nomor ponsel anda.

* Pada saat sampai di tempat tujuan dan berada di penginapan, pelajari kembali rencana kegiatan anda. Kemudian persiapkan segala sesuatu untuk kegiatan tersebut, misalnya buku catatan, pulpen, surat-surat penting, kalkulator, dsb.

* Catat secara ringkas dan jelas setiap kegiatan dinas anda. Buatlah catatan tentang hasil kunjungan anda ke beberapa tempat. Catat apa-apa saja yang berjalan sesuai rencana dan hal apa saja yang menyimpang dari rencana. Sebisa mungkin segera bereskan hal yang menyimpang itu. Usahakan sekembalinya ke kantor, urusan anda sudah beres dan tidak ada yang tertinggal.

Dengan melakukan hal-hal di atas, perjalanan dinas anda dapat lebih efektif dan terencana. So, perjalanan dinas yang melelahkan itu tidak sia-sia bukan.....?