Efektif Gunakan Alat Komunikasi

Di era teknologi informasi belakangan ini, hampir semua perkantoran menyediakan berbagai alat komunikasi yang canggih. Tentu saja fasilitas ini untuk memudahkan dan mendukung tugas-tugas anda di kantor. Fasilitas seperti telepon, e-mail dan faks adalah daftar alat-alat canggih yang memudahkan komunikasi dan pekerjaan anda.

Tetapi meski penggunaannya cukup mudah, ada aturan singkat mengenai pemakaiannya. Di bawah ini adalah petunjuk singkat untuk pemakaian alat-alat komunikasi di kantor:


- Telepon
Alat komunikasi ini adalah alat komunikasi yang paling umum. Siapapun dapat menggunakannya tanpa perlu belajar lebih lama. Tetapi bukan berarti anda dapat menggunakan telepon untuk setiap pembicaraan. Gunakan telepon untuk mengawali pembicaraan penting sebelum anda memulai komunikasi lewat alat lainnya. Bila anda ingin melakukan negosiasi yang cukup panjang, jangan menggunakan telepon. Lebih baik anda bertemu langsung dengan orang yang berkepentingan.

- E-mail
E-mail atau electronic mail bisa anda gunakan untuk mengirim pesan kepada siapa saja, baik pesan pribadi ataupun dinas. Tetapi sebaiknya jangan menggunakan email kantor untuk membicarakan pesan-pesan pribadi. Lebih baik anda membuat email tersendiri untuk urusan di luar kantor. Sedangkan email kantor khusus untuk pesan-pesan resmi dan kepentingan pekerjaan. Tetapi jika anda ingin mengirim pesan resmi seperti surat perjanjian, penawaran kerjasama atau kontrak bisnis, sebaiknya tidak lewat email. Surat-surat resmi seperti ini pada etiknya dikirimkan lewat pos ataupun faks.

- Faks
Mengirim pesan lewat faks juga ada aturannya. Jangan menggunakan faks untuk mengirim pesan yang tebalnya lebih dari 10 halaman. Hindari juga pengiriman surat yang bersifat rahasia, dokumen berwarna seperti brosur atau foto. Gunakan faks untuk mengirim pesan dinas secara singkat, padat namun jelas. Sebaiknya gunakan kertas berlogo perusahaan untuk mengirim pesan yang sifatnya resmi seperti perjanjian dan kontrak.

- Jasa pos atau kurir
Untuk pengiriman pesan atau dokumen yang membutuhkan tanda tangan dan berkas-berkas asli, anda dapat menggunakan jasa pos ataupun jasa kurir. Tetapi jika anda membutuhkan jawaban pesan secepatnya, sebelumnya bicarakan terlebih dulu lewat telepon dan email.

Dengan demikian, anda dapat menggunakan alat komunikasi tersebut secara lebih efektif dan efisien. Sehingga anda tidak akan melakukan kesalahan dalam mengirimkan pesan-pesan yang berhubungan dengan pekerjaan.