Efektif Berkirim dan Menerima Email

Belakangan ini nyaris di setiap perusahaan melengkapi fasilitas komputernya dengan internet. Kehadiran teknologi internet memang banyak menawarkan berbagai kemudahan. Salah satunya adalah komunikasi praktis lewat email. Selama ini email memang merupakan media yang cukup efektif untuk mengirim dan menerima informasi.
 

Kemudahannya, banyak membuat karyawan keasyikan berkirim email. Tapi hati-hati loh kemudahan dalam ber-email-ria bisa berakibat buruk dalam waktu singkat.Jika anda sering berkirim email, bisa jadi akan membuat penerimanya bertanya-tanya. Mereka akan menyangka bahwa anda tidak efektif menggunakan waktu untuk bekerja.

Selain itu banyak karyawan yang pekerjaannya terbengkalai karena kebanyakan menerima dan berkirim email yang tak perlu. So, sebelum anda mengklik tombol send, pikirkan apakah email itu benar-benar perlu dikirim pada yang bersangkutan. Tetapi jika sifatnya memang penting, nggak perlu ragu untuk mengirimnya.

Berikut ini merupakan pentunjuk singkat dalam memanfaatkan email agar tidak memboroskan waktu anda:
 
- Email yang termasuk tidak penting adalah cerita atau gambar yang sudah diteruskan berulang kali (forward). Kalau anda meneruskan email itu kembali pada orang lain, akan membuat penerima kebingungan mencari inti pesannya. So, begitu anda menerima email terusan dan anda yakin itu tidak penting bagi anda, tidak perlu anda baca, apalagi anda teruskan lagi. Kalau perlu langsung delete saja agar nggak menuh-menuhin inbox email anda.

- Jika saat anda bekerja, ada seorang rekan anda yang mengajak ngobrol lewat email nggak perlu ragu untuk memutuskannya. Tentu saja dengan cara yang bijak. Misalnya, anda bisa mengatakan lewat email, "Sebenarnya ini obrolan yang menarik tapi saya sedang sibuk sekarang. Bagaimana kalo obrolan kita lanjutkan lagi setelah saya selesai bekerja?".

- Jika ingin membalas email rekan yang cukup penting, balaslah dengan kata-kata yang singkat, padat namun jelas. Sehingga nggak akan menghabiskan waktu anda hanya untuk memikirkan balasan email yang panjang. Anda cukup membalasnya dengan megklik tombol reply lalu menuliskan balasan singkat anda, tidak perlu membalas dengan subjek baru. Begitu juga jika anda ingin mengirim pesan yang penting. Gunakan kata-kata singkat namun jelas dan sopan.


Nah kini waktu anda nggak perlu terpangkas hanya gara-gara email kan?Dengan demikian, waktu anda untuk bekerja pun akan lebih efektif. Tapi ingat, untuk menghindari pemborosan waktu kerja anda, selain efektif dalam memanfaatkan email, anda pun perlu membatasi obrolan lewat media lain seperti telpon, chatting, atau kunjungan ke meja teman. Tentu saja tidak ada larangan resmi untuk itu, tetapi semua kembali pada tanggung jawab anda terhadap pekerjaan.