Cara Pintar Gunakan Telepon Kantor

Telepon memang tidak bisa dilepas dari keberadaan sebuah kantor. Karena telepon merupakan alat komunikasi, yang yang paling efektif untuk mendukung kerja, bahkan di saat perkembangan internet sudah cukup maju. Namun, yang jadi masalah sering keberadaan telepon ini malah tidak mendukung kegitan kerja kita. Lho?
 
Makanya, perlu cara khusus dalam memanfaatkan telepon. Berikut ini dalil-dalil dasar dalam bertelepon, seperti yang dikutip dari buku berjudul 101 Dalil untuk Bekerja di Kantor, karangan John R. Brinkerhoff:
 
 
 

Gunakan Telepon dengan Baik

Telepon adalah alat komunikasi yang canggih, tetapi hampir semua orang dapat menggunakannya dengan mudah, tanpa proses belajar. Namun ternyata menggunakan telepon tidak semudah yang dibayangkan. Ada tata cara menggunakannya, terutama cara anda berbicara.
 
Bila ada teknologi penggunaan telepon, anda harus mempelajarinya, misalnya bagaimana menggunakan speaker di telepon, bagaimana menyambungkan telepon yang masuk ke nomor extension, dll. Dalam hal bicara, bicaralah yang sopan, jangan menganggap pembicaraan boleh dilakukan seadanya karena tidak langsung bertatap muka.
 
Untuk urusan bisnis anda harus bicara lebih hati-hati, terutama pada pembicaraan awal. Bicaralah dengan nada yang rendah dan halus. Perkenalkan diri anda dan perusahaan jika anda baru memulai kontak bisnis. Jangan membuang-buang waktu dengan membicarakan hal-hal yang tidak penting.

Jangan sekali-kali berteriak atau berbicara keras. Jangan membanting telepon, sekalipun anda sedang emosi dan ingin melakukannya. Jangan sekali-kali menggunakan telepon untuk urusan bisnis yang benar-benar penting, untuk urusan yang mendesak, datang langsung kepada yang bersangkutan justru lebih baik.

 


Jawablah Tiap Telepon yang Masuk

Jawablah telepon yang masuk dengan nada yang ramah dan berwibawa. Jangan berlama-lama menanggapi penelepon salah sambung, kecuali jika memberi peluang baru bagi bisnis perusahaan anda. Mungkin juga telepon yang anda terima merupakan terobosan yang selama ini anda cari-cari.

Telepon kembali orang yang menelepon anda ketika anda sedang tidak di tempat, karena mungkin ada hal penting yang akan dikabarkannya segera.

Terlepas dari menyenangkan atau tidaknya kabar yang anda terima, anda harus tetap berbicara dengan sopan.
 

Penggunaan Mesin Faks

Mesin faks adalah lambang status kantor anda. Mesin ini dapat menghemat banyak waktu dan uang. Keunggulan faks yang dahsyat adalah kemampuannya mengirimkan dokumen. Transaksi pun dapat dilakukan lewat telepon. Karena itu gunakanlah mesin faks ini untuk kebutuhan kantor anda. Jangan memberikan nomor faks pada orang yang tidak berkepentingan, karena bisa saja ada orang yang ingin menyalahgunakannya.

 


Batasi Pemakaian Telepon

Pesawat telepon adalah alat utama di kantor anda. Tanpa alat ini keperluan bisnis dan segala macam urusan tidak akan berjalan lancar. Telepon di kantor digunakan untuk keperluan-keperluan resmi, dan perusahaan akan membayar biaya pemakaian yang telah dikeluarkan.

Karena itu, sebisa mungkin gunakan telepon hanya untuk keperluan kantor. Untuk urusan pribadi, gunakan jika keadaannya mendesak, misalnya memberi tahu keluarga bahwa anda akan terlambat pulang karena lembur. Orang yang bijak akan membatasi jumlah pemakaian dan lamanya pembicaraan. Yang paling penting jangan gunakan telepon untuk keperluan pribadi jarak jauh seperti interlokal apalagi internasional.

Kalau bisa gunakan ponsel pribadi untuk keperluan pribadi. Bisa juga gunakan kartu telepon anda, atau kalau perlu gunakan saja wartel di dekat kantor anda. Bicarakan urusan pribadi sesingkat-singkatnya. Jangan terlena ‘ngobrol’ dengan teman apalagi dengan kekasih. Sampaikan pernyataan maaf anda bahwa anda harus menyelesaikan pekerjaan kantor segera dan urusan pribadi bisa diteruskan di luar jam kantor.

Jika anda menggunakan nalar dan membatasi pemakaian telepon kantor untuk urusan pribadi, boss anda justru akan memberi kesempatan pada anda untuk menggunakan telepon secara pribadi.


Soal Berhitung untuk Sekolah Dasar