Awas, Rapat yang Tak Efektif

Selama ini rapat dikenal sebagai upaya untuk menyelesaikan atau membicarakan masalah dengan duduk bersama dalam satu meja konferensi. Dalam rapat, semua masalah bisa dibicarakan secara transparan hingga mencapai kesepakatan dan solusi yang diharapkan bersama. Tetapi ternyata, seringkali terjadi rapat yang telah dilakukan tidak berlangsung efektif. Hal ini disebabkan prosedur rapat dilakukan secara tidak tepat, sehingga apa yang diinginkan tidak pernah tercapai.

Rapat yang tidak efektif selain memboroskan waktu, juga memboroskan biaya. Karena pasti ada saja biaya yang dikeluarkan untuk sebuah rapat misalnya biaya listrik (lampu di ruangan dan overhead projector), minuman, makanan ringan, kertas, dll. Selain pemimpin dan peserta rapat yang bicara bertele-tele, masih ada hal lain yang menyebabkan rapat tidak efektif. Berikut ini adalah jenis rapat-rapat yang tidak efektif, menurut Buck Rodgers dalam bukunya Getting The Best Out of Yourself and Others:


Rapat-rapat reguler yang tidak perlu
Rapat reguler selalu dilaksanakan karena sudah dijadwalkan secara tetap. Misalnya rapat evaluasi perusahaan setiap Senin pagi. Rapat yang dijadwalkan secara reguler ini sebaiknya dikaji ulang. Kalkulasikan biaya beserta alasannya. Jika biaya rapat reguler lebih besar daripada manfaatnya sebaiknya rapat reguler dikurangi. Kemudian perlu dipikirkan untuk mengadakan rapat berdasarkan manfaat dan efektifitasnya.

Rapat yang terlalu banyak pesertanya
Jumlah peserta rapat punya kecenderungan selalu bertambah. Padahal seharusnya jumlah peserta dalam rapat tetap dijaga. Sebaiknya orang yang hanya berperan sebagai pendengar dalam rapat, alias tidak memberi kontribusi apa-apa dalam rapat, tidak diikutsertakan dalam rapat. Sulit memang membatalkan kehadiran seseorang dalam rapat, karena sebagian orang merasa 'prestisius' jika dapat menghadiri rapat sesering mungkin, tanpa peduli apakah dirinya diperlukan dalam rapat atau tidak. Tetapi mau nggak mau, coret saja nama mereka yang tidak berperan dalam rapat. Sebagai gantinya buatlah laporan hasil rapat untuk mereka yang tidak hadir dalam rapat.

Rapat-rapat yang tidak tepat waktu
Rapat yang selalu 'molor' dari waktu yang telah ditentukan merupakan pelecehan terhadap orang-orang yang selalu tepat waktu dan memiliki jadwal ketat. Untuk itu, usahakan agar rapat selalu on time. Segera laksanakan rapat dengan orang-orang yang telah hadir, dan biarkan mereka yang terlambat menyusul kemudian. Tetapi sebaiknya mereka yang terlambat harus mengemukakan alasan yang masuk akal. Sehingga keterlambatan itu tidak menjadi suatu kebiasaan. Untuk meminimalkan keterlambatan, sebaiknya beritahukan jadwal rapat paling tidak 2 hari sebelumnya, dengan peringatan 'jangan terlambat'.

Rapat mendadak
Sesuatu yang mendadak dan di luar rencana memang membuat anda tidak siap, begitu juga dengan rapat. Rapat yang dilakukan secara mendadak, seringkali tidak berhasil dengan baik, karena tidak ada atau kurangnya persiapan. Sehingga akhirnya rapat mendadak hanya membuang-buang waktu. So, sebisa mungkin jadwalkan rapat secara terencana. Memang, kadang rapat mendadak juga diperlukan dalam situasi mendesak. Tetapi, jangan terlalu sering melakukan rapat mendadak apalagi tanpa alasan yang jelas.

Pada dasarnya, rapat harus dilaksanakan secara tepat waktu dengan tidak mengesampingkan alasan dan manfaatnya. Sehingga nggak ada satu peserta rapatpun yang merasa membuang waktu karena telah mengikuti jalannya rapat.